I alle virksomheder i dag anvender man IT. Det er til mails, dokumentation, regnskab, salg, indkøb mv. Men i nogle virksomheder ser man, at hver afdeling anvender sit eget IT-program. Salgsafdelingen anvender ét program, bogholderi et andet, og måske indkøb eller produktion anvender et helt tredje.
Det kan have sine ulemper og betyde at data er spredt udover flere systemer, og f.eks. at salgsmedarbejdere har information og data, som bogholderiet kunne have nytte af. Eller omvendt.
Derfor vælger de fleste virksomheder at anvende en ERP løsning. Det er en IT-løsning, hvor medarbejdere fra alle afdelinger kan arbejde i programmet. Fordelen er, at alle har adgang til samme data. ERP er en forkortelse for Enterprise Ressource Planning. Det handler om at samle data om kunder, leverandører, sager, arbejdstimer, produktion, lager, varer, indkøb, salg osv. i ét program, så alle medarbejdere arbejder ud fra samme datagrundlag.
Afdelinger kan nemmere samarbejde med en ERP løsning
Salgsafdelingen kan oprette tilbud og ordrer i programmet, og denne data kan gå videre til bogholderiet, som kan sende fakturaen. Lageret kan sende ordren, og indkøbsafdelingen kan holde øje med varestatus. Man kan sætte flere parametre i programmet, f.eks. at der skal genbestilles varer, når der er 5 tilbage på lageret.
En ERP løsning kan også håndtere samtlige økonomiprocesser. Man kan oprette flere regnskaber i programmet, og programmet er gearet til at automatisere de fleste finansprocesser. Det kan være integration til banken, automatisk bilagshåndtering samt fakturahåndtering, massebogføring, budgetter, pengestrømsprognoser mv.
Løsningen kan også anvendes af produktionsafdelingen. Her kan man planlægge produktionen, styre styklister, FEFO, FIFO osv. Igen er data om varer, produktion, ordrer mv. synligt for alle i virksomheden. Så alle med adgang til ERP løsningen kan se status på en ordre osv.
Da medarbejdere fra de forskellige afdelinger har adgang til samme data, kan man sætte rettigheder op til den enkelte medarbejder. Man kan f.eks. låse data, så en medarbejder kun har adgang til udvalgt funktionalitet og viden. Det er nyttigt, så f.eks. det kun er en indkøbsmedarbejder, der kan bestille varer, og f.eks. en leder, der skal godkende indkøb over et vist beløb. Det kan også være nyttigt, at det f.eks. kun er bogholdere, der kan bogføre en faktura og sende til en kunde.
Data fra eksterne systemer
En ERP løsning kan tilrettes. En udvikler kan programmere i programmet og tilføje eller fjerne felter eller tilføje mere funktionalitet i programmet. Mulighederne er mange.
En udvikler kan også integrere ERP programmet med andre programmer. Det kan være webshops, PIM-systemer, scannere osv.
Der eksisterer flere forskellige ERP programmer, og der er forskellige udbydere af løsninger. Microsoft er en af de store spillere på markedet, og tilbyder 2 forskellige ERP løsninger. Microsoft sælger ikke selv løsningerne, men udvikler på løsningerne og frigiver nye versioner jævnligt – med ny og forbedret funktionalitet for at matche behovene hos de mange tusindvis af virksomheder, der anvender Microsoft ERP programmer i hele verdenen.